Automationen im Eventforum Bern

Die Anfragekette

Bis September 2026 liefen zehn Power-Automate-Flows mit einer SharePoint-Liste, Eventordnern und Aufgaben in Planner. Mit dem Relaunch der Website riss diese Kette. Am 21. September 2026 wurde n8n zum einzigen Eingang, seit dem 22. September sind alle zehn Flows ausgeschaltet. Drei Workflows übernehmen: Die Drehscheibe nimmt jede Anfrage entgegen und schickt genau eine Mail ans Team, ein Wächter liest die Liste alle fünf Minuten über Microsoft Graph, und um 07:00 kommt der Tagesblick.

Wie der Umbau lief und welche Fallen dabei auftauchten, steht in der Notiz Von Power Automate zu n8n mit drei Workflows.

Der Morgenbericht

Seit dem 1. Oktober 2026 kommt jeden Morgen um 06:30 eine Mail und um 07:15 eine WhatsApp-Nachricht: neue Anfragen aus allen Kanälen, Besuche und Suche auf der Website und eine Liste «Heute zu tun». Montags kommt der Rückblick auf die Woche dazu.

Meldung für das Team

Neue Anfragen meldet eine WhatsApp-Gruppe für das Team, werktags von 07:00 bis 19:00, nur neue Anfragen und sonst nichts. So läuft es seit dem 3. Oktober 2026.

Für den Verwaltungsrat

Den Quartalsbericht an den Verwaltungsrat erstelle ich aus der Buchhaltung. Jede Zahl lässt sich auf ein Konto zurückführen, und ich prüfe sie von Hand nach. Seit dem 31. Oktober 2026 meldet sich die Anbindung an die Buchhaltung über OpenID Connect an statt mit persönlichen Schlüsseln.

Wächter

• n8n aktualisiert sich nachts selbst, mit einer Sicherung vorher und einem Rückweg, falls danach etwas nicht stimmt. So läuft es seit dem 31. Oktober 2026.
• Netzwerk. Seit Juni 2026 misst eine Überwachung alle fünf Minuten, wertet alle 30 Minuten aus und schickt um 07:00 einen Bericht. Alle drei Stunden stellt ein Optimierer die Funkkanäle nach, mit automatischem Rückweg.

Was ich aus dem Umbau mitnehme: Ein erfolgreicher Lauf sagt noch nichts. Ich schaue auch auf seine Dauer und sein Ergebnis, und Fehlermeldungen gehen denselben Weg wie die Anfragen.