Womit soll ein KMU bei der Digitalisierung anfangen?

Mit dem Ablauf, der am häufigsten wiederkehrt, nicht mit dem, der am meisten stört. Ein Ärgernis pro Quartal bleibt ein Ärgernis, auch wenn es digital abläuft. Ein Ablauf, der jede Woche zweimal stattfindet, ist der Ort, an dem eine Änderung sich vervielfacht. Vor dem ersten Werkzeugkauf steht die Frage, woran sich später ablesen lässt, ob die Änderung etwas gebracht hat.

Braucht ein KMU für die Digitalisierung eine eigene IT-Abteilung?

Nein, aber es braucht jemanden im Betrieb, der den Ablauf besitzt und Entscheidungen dazu treffen darf. Ohne diese Person entstehen Werkzeuge, die niemand pflegt. Die technische Arbeit lässt sich einkaufen, die Zuständigkeit nicht.

Was kostet die Digitalisierung eines Ablaufs?

Das hängt fast ausschliesslich daran, wie die Daten heute vorliegen. Liegen sie bereits in einem System mit Schnittstelle, ist der Aufwand klein. Stehen sie in Mails, auf Papier oder in einer Datei, an der mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, ist die Aufräumarbeit der grössere Teil des Projekts.

Welche Abläufe sollte man nicht digitalisieren?

Abläufe, bei denen ein Programm in eine Datei schreiben müsste, an der mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Das Risiko, fremde Eingaben zu überschreiben, wiegt schwerer als die eingesparte Zeit. Ebenso Abläufe, deren Ergebnis sich nicht maschinell prüfen lässt: Dort merkt niemand, wenn die Automatisierung stillsteht.

Start · Digitalisierung KMU

Digitalisierung im KMU: womit anfangen

Die meisten Betriebe scheitern nicht an der Software. Sie scheitern an der Reihenfolge: Werkzeug zuerst, Ablauf danach, Zuständigkeit nie. Hier steht die umgekehrte Reihenfolge, mit der Frage, die vor jedem Kauf zu beantworten ist.

Die Frage vor dem ersten Werkzeug

Woran werden Sie in drei Monaten ablesen, ob diese Änderung etwas gebracht hat?

Wenn diese Frage keine Antwort hat, ist das Projekt noch nicht reif. Nicht weil Messen ein Selbstzweck wäre, sondern weil ohne Antwort niemand merkt, wenn die Sache stillsteht. Ich habe das an eigenen Abläufen erlebt: Ein Skript meldete Erfolg, während der Server die Nachricht abgelehnt hatte. Ohne eine zweite Prüfung im Protokoll wäre das wochenlang unbemerkt geblieben.

Die Antwort darf klein sein. «Im Kanal steht jeden Morgen ein Beitrag mit Zeitstempel» genügt. Was nicht genügt: «wir werden es merken».

Vier Schritte in dieser Reihenfolge

Den häufigsten Ablauf suchen, nicht den ärgerlichstenEin Ärgernis pro Quartal bleibt ein Ärgernis, auch digital. Ein Ablauf, der jede Woche zweimal stattfindet, ist der Ort, an dem sich eine Änderung vervielfacht. Zählen Sie eine Woche lang mit, statt zu schätzen.
Am Arbeitsplatz zuschauenDie Beschreibung eines Ablaufs und seine tatsächliche Ausführung sind regelmässig zwei verschiedene Abläufe. Die Abweichung ist keine Schlamperei, sondern meistens der Grund, warum die Arbeit überhaupt funktioniert. Wer sie wegautomatisiert, baut ein System, das im Alltag umgangen wird.
Eine Person benennen, die den Ablauf besitztNicht die Person, die ihn ausführt, sondern die, die über ihn entscheiden darf. Ohne diese Zuständigkeit entstehen Werkzeuge, die niemand pflegt. Die technische Arbeit lässt sich einkaufen, die Zuständigkeit nicht.
Klein aufschalten und die Anlaufzeit einplanenEin Versand, den ich am 19. Juli 2026 umgestellt habe, brauchte zwei Eingriffe und lief ab dem 22. Juli ohne Zutun. Drei Tage. Wer diese Zeit nicht einplant, erklärt die erste Störung zum Scheitern.

Drei Fehler, die teuer sind

Das Werkzeug zuerst kaufen

Eine Software definiert immer einen Ablauf mit. Wer sie kauft, bevor der eigene Ablauf beschrieben ist, übernimmt fremde Annahmen und merkt es erst bei der Einführung. Der Ablauf gehört zuerst auf Papier, in der Fassung, die im Haus tatsächlich gelebt wird.

Alles auf einmal umstellen

Ein grosses Projekt hat einen Zeitpunkt, an dem es gelingt oder nicht. Vier kleine haben vier. Bei einem Betrieb ohne eigene IT-Abteilung ist der zweite Weg der einzige, der neben dem Tagesgeschäft durchhaltbar ist.

Automatisieren, was besser Handarbeit bleibt

Ich gleiche jeden Monat einen Forecast mit Ist-Zahlen ab. Der Ablauf ist beschrieben, automatisiert ist er nicht, und ich rate davon ab: Die Zahlen stehen in einer Datei, an der mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Ein Skript, das dort hineinschreibt, könnte fremde Eingaben überschreiben. Dieses Risiko wiegt schwerer als die Zeit, die ich spare.

Die Frage, was nicht automatisiert wird, gehört zur Arbeit. Wer auf jede Anfrage mit einer Automatisierung antwortet, verkauft Software.

Beispiele, an denen sich das ablesen lässt

Sechs Abläufe aus meinem eigenen Bestand stehen mit Datum, Laufzeit und offengelegten Lücken auf der Seite Prozessautomatisierung. Darunter ein täglicher Versand um 06:30, ein werktäglicher Beitrag, dessen Lauf vom 22. Juli 2026 von 06:40:01 bis 06:40:48 dauerte, ein Quartalsbericht aus der Buchhaltung und eine Netzwerküberwachung, die alle 30 Minuten misst.

Alle sechs laufen für Organisationen, in denen ich selbst tätig bin: eine Gemeinde, ein Eventhaus, mein eigenes Geschäft. Das ist ein Unterschied zu einem Kundenauftrag, und er gehört genannt.

Und die Sache mit der künstlichen Intelligenz

Ein Sprachmodell ersetzt keinen beschriebenen Ablauf, es setzt ihn voraus. Es ist gut darin, aus vorhandenem Material einen Entwurf zu machen, und schlecht darin, zu entscheiden, welcher Ablauf im Haus gilt. Wo ich Modelle einsetze, steht immer eine Prüfung dahinter, die maschinell abläuft: Quellen müssen aus einer festen Liste stammen, sonst entsteht kein Beitrag.

Der zweite Punkt betrifft die Aussenwirkung. Kunden suchen zunehmend über Assistenten statt über Suchmaschinen. Ob Ihre Firma dort auftauchen kann, hängt an technischen Voraussetzungen, die sich in Sekunden prüfen lassen — siehe Sichtbarkeit in KI-Antworten.

Was auf dieser Seite nicht steht

Keine Branchenstatistik zum Digitalisierungsgrad Schweizer KMU. Solche Zahlen kursieren reichlich; ich habe keine davon selbst erhoben und schreibe deshalb keine hin.

Keine Zeitersparnis in Stunden. Bei den meisten meiner Abläufe wurde vor dem Umbau nichts gemessen. Das ist eine Lücke, und sie steht auch auf der Beispielseite so da.

Kein Werkzeug-Vergleich. Welche Software passt, ergibt sich aus dem Ablauf. Umgekehrt funktioniert es nicht, und genau das ist der erste der drei Fehler oben.

Der Ablauf, der jede Woche wiederkommt

Schreiben Sie mir, welcher Ablauf bei Ihnen jede Woche dieselbe Zeit frisst. Sie bekommen eine Einschätzung, ob sich das lohnt, und auch ein Nein, wenn es keines wert ist.

Ablauf schildern Sechs Beispiele ansehen